従業員を雇ったら必ず作成しなければならない「労働条件通知書」とは？社会保険労務士がわかりやすく解説

労働条件の明示は必ず行わなければなりません

従業員を雇い入れる場合、従業員に対して、契約期間、勤務地、勤務時間、業務内容、給料などの「労働条件」を明示しなければなりません。

具体的には労働条件を記載した「労働条件通知書」を作成して、入社の際に従業員へ交付します。

明示の方法については、書面が原則とされていますが、従業員が希望する場合には、FAXや電子メールでの明示も可となっています。

正社員、パート・アルバイトなどの雇用形態によらず、全ての労働者に対して明示・交付が必要になります。

労働条件の明示は法律で義務付けられていますので、手続きを省略することはできません。

会社から従業員に対して労働条件通知書を交付することで、従業員も自分の給料がいくらなのか、どこで働くのか、休日はいつなのか、求人情報と相違ないかなどを確認することができます。

労働条件通知書は特別決まった書式があるわけではありませんが、契約期間、勤務時間、業務内容などの必ず記載しなければならない項目があります。

明示しなければならない事項

※上記は書面での通知が原則です。ただし、「昇給」に関する事項については、口頭でも構いません。

企業にその制度がある場合には明示しなければいけない事項

※上記に関する事項については、口頭でも構いません。

その他

パート（短時間または有期雇用労働者）で働く従業員への労働条件通知書には、下記の項目も追加で記載しなければなりません。

これらの明示した労働条件が事実と違っている場合には、従業員は「即時に労働契約を解除する」ことができます。

雇用後に、会社と従業員との間でトラブルが生じないように、上記の項目については、正確に、かつ、もれなく記載し、作成・通知するようにしましょう。

労働条件の明示をしなかった場合は？

労働条件の明示義務に違反した場合は、労働基準法第120条によって、30万円以下の罰金が科せられることがあります。

雇用契約書とは

なお、労働条件通知書とは別に「雇用契約書」というものがあります。

雇用契約書に記載する内容は労働条件通知書とほぼ同じであることが多いですが、雇用契約書は会社と従業員間の雇用契約に関する書類で、労働条件を双方で確認して署名・捺印する書類です。

2部作成して、会社と従業員が1部ずつ保管する形になります。

雇用契約書の作成は法律上義務付けられているものではありませんが、署名や捺印を取り交わすことで、後々「労働条件通知書をもらっていない」「労働条件が違う」といったトラブル等を防ぐことができます。

契約書がないと契約時に労使双方が合意した内容を後日証明できませんし、後々のトラブルや認識の齟齬を防ぐ意味からも、法律の義務はなくても雇用契約書を作成することは望ましいと言えるでしょう。

雇用契約書を作成すれば、労働条件の明示も兼ねることになりますので、実務的には「労働条件通知書兼雇用契約書」というタイトルで作成することが多くあります。