作成・保存義務がある『出勤簿』とは？タイムカードとの違いは？社会保険労務士がわかりやすく解説

出勤簿とは

労働者を雇用している使用者（法人・個人事業主など事業形態は問いません）は、「出勤簿」というものを作成しなければなりません。

以下の記事でも解説をしている「労働者名簿」「賃金台帳」と、今回の記事で紹介する「出勤簿」とを合わせて【法定3帳簿】と呼ばれることもあります。

出勤簿については、労働者名簿や賃金台帳とは異なり、労働基準法上に直接の規定はありません。

ですが、前提として、法定三帳簿の一つである「賃金台帳」を作成するには、個々の労働者が、

「いつ出勤して、何時間働いて、何時間の時間外労働をして、何日間休日に出勤したか」

などを、正確に把握しておく必要があります。

つまり、「賃金台帳を作成するために必要な帳簿」=「出勤簿」ということになります。

賃金台帳を正確に作成するための重要書類である「出勤簿」

労働基準法には、以下の規定があります。

（記録の保存）
第109条　使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を5年間保存しなければならない。

労働基準法

この条文にも、出勤簿に関しては、直接的な規定は置かれていません。ですが、ここの「その他労働関係に関する重要な書類」には、出勤簿等が含まれていると解されています。

前述のとおり、出勤簿等によって労働者の勤怠の管理ができなければ、そもそも賃金台帳は作成できませんので。

また、これとは別に、使用者は、労働者の労働時間の管理を通じて、労働者の健康管理も行わなければなりませんが、こちらも出勤簿等がなければ適切な管理はできません。

出勤簿の様式

出勤簿の様式については、労働者名簿や賃金台帳にあるような様式等は定められていません。

エクセルなどで適宜事業所で作成しておけばOKです。

厚生労働省のこちらのパンフレットが参考になるかと思いますので、確認してみてください。

労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう～労働関係法令上の帳簿等の種類と保存期間について（簡易版）～

この資料では出勤簿等として、

が例として挙げられています。

これらを総称して「出勤簿等」としています。

使用者は、この①～④までの資料を、適宜作成・管理し、労務管理を行わなければなりません。

出勤簿の記載事項とは

出勤簿への記載項目としては、下記のようなものが挙げられます。

この出勤簿等についても、賃金台帳や労働者名簿と同様に、使用者には作成が義務付けられており、作成等をしていない場合には罰則も適用されます。

労働基準監督署・年金事務所の調査や、雇用保険関係の届出等を行う際には、賃金台帳・労働者名簿・出勤簿等の「法廷3帳簿」の提出を求められることが多いです。

「調査が来たときや届出等が必要になったときに、これらの帳簿は作成すればいいのでは？」とお考えの方もいるかもしれませんが、今回の記事で紹介した出勤簿等や賃金台帳は、慌てて作成できるような類の帳簿ではありません。

そもそも労働者の労働時間管理ができていなのであれば、遡って作成することなど不可能だからです。

先程も申し上げましたが、出勤簿等の適切な作成・保存は使用者の義務となっていますので、作成等をしていないという事業所さんがいらっしゃるようでしたら、すぐに作成等に着手されることをお勧めいたします。

なお、出勤簿等の保管義務の期間ですが、５年とされています（当分の間は３年間）。